Modelo Operativo de una constructora

En constructoras medianas a grandes, cuando crece el número de personas involucradas en la implementación de un ERP, es importante tomarse tiempo y recursos para revisar el modelo de operación, de esta manera se garantiza que la operación resultante después de implementar el ERP está correctamente alineada con sus objetivos.
A continuación presento algunos puntos a considerar para llevar a cabo este proceso:

1. Definir por escrito los objetivos que se desean alcanzar, por ejemplo "garantizar que los costos de las obras cumplan con los presupuestos"
2. Establecer las actividades a realizar para cumplir estos objetivos, por ejemplo "Establecer un control de obra que haga ..."
3. Verificar que el ERP seleccionado permita realizar las actividades requeridas por la empresa, como mínimo se deben cumplir las actividades críticas, pero es recomendable que cumpla también con un buen porcentaje de las otras actividades normales de la constructora
4. Definir y establecer el procedimiento alterno para las actividades no cubiertas por el ERP
5. Establecer responsables de cada operación, perfiles de puesto por responsable y finalmente un manual de procedimientos que contemple tanto las operaciones que utilizan el ERP, así como las operaciones que se ejecutan por fuera del sistema
6. Correr una prueba piloto para validar el sistema y el modelo de operación, haciendo los ajustes necesarios a los procesos
7. Finalmente todos en acción, hacer una implementación en toda la empresa donde cada quien tenga muy claro su nuevo rol

¿Cuando recurrir a un consultor externo?

1. Cuando intenté implementar y no obtuve los resultados esperados
2. Cuando no me queda claro que hacer, "no se si mi modelo de operación es el mas adecuado", "siento que habría una forma mas fácil de hacer lo que hago"
3. Cuando quiero mejorar mi modelo de operación, la visión externa de un experto en implementar modelos operativos me puede aportar cambios que se traducirán en ventajas competitivas.

Estas son solo algunas ideas a considerar sobre el tema del modelo de operación, hay muchos conceptos sobre los cuales se puede profundizar, pero lo importante es tomar en cuenta estos conceptos cuando se implementa un ERP en una empresa mediana a grande.

Neodata

Implementación ABC

Una vez que se toma la decisión de implementar un ERP, por lo general se visualiza la implementación completa, se aspira a tener la contabilidad al día, todos los presupuestos completos y terminados antes de iniciar cada obra, todos los almacenes en linea por Internet, los residentes haciendo sus requisiciones a tiempo y por supuesto la obra totalmente dentro de presupuesto.

Sin embargo, con mucha frecuencia se obtienen resultados parciales, o visto de otra manera, se dejan de cumplir ciertos objetivos y ésto con frecuencia genera frustraciones entre los dueños y directivos de la constructora, y hasta se piensa que no se ha logrado nada

La propuesta de Neodata para la implementación es algo que le llamamos implementación ABC,  parte de la aplicación de la ley de Pareto, la cual aplicado a este tema dice que "El 20% de la inversión, produce el 80% de los resultados".

De entrada esto puede ser atractivo, invierto el 20% y obtengo muy buenos resultados, bueno, ¿y que pierdo?, la principal desventaja es que el tiempo de implementación puede alargarse, simplemente los resultados totales van a tardar algo mas de tiempo en llegar, pero a cambio habrán resultados parciales que generarán ventajas rápidamente, y si se lleva bien el proceso, la demora contra la implementación total no será significativa.

Implementación fase A
Objetivos::

1. Llevar la contabilidad de la empresa al 100% en el ERP de Neodata
2. Capturar las facturas de proveedores sin pedido, requisición ni presupuesto
3. Capturar cheques
4. Todos los demás procesos se registran mediante pólizas capturadas manualmente.

Beneficios:

1. Se obtienen reportes y consultas de estados financieros por proyecto, lo que permite conocer por cada obra: ¿Cuanto debo a proveedores?, ¿Cuanto me deben mis clientes?, ¿Cuanto tengo en bancos?, ¿Cuanto he gastado de materiales, mano de obra y equipo?, ¿Cuanto he ganado en la obra?
2. ¿Todo lo anterior se puede obtener en los estado financieros?, la respuesta es si, siempre y cuando la contabilidad este al día y esa es la clave de todo.
3. No requiero tener presupuestos por obra, simplemente tengo un catálogo general de insumos y conforme vaya comprando cosas adicionales, voy agregando los insumos.
4. No requiero Internet ni un servidor especializado ya que la captura es solo en oficinas centrales con base en las facturas que se reciben de obra, y el servidor puede ser una PC con buena memoria y buen disco duro.

¿Pero no tengo un comparativo contra presupuestos?, no pero al menos conozco a detalle cuanto me está costando cada obra y cual es su rentabilidad

Implementación Fase B

Objetivos:

1. Elaboro los presupuestos de todas las obras
2. Se sigue todo el procedimiento de la compra: Requisiciones contra presupuestos, pedido con base en requisición, Factura con base en pedido, Cheque con base en facturas por pagar.
3. Se controlan estimaciones: Contratos con base en presupuesto, estimaciones con base en contrato, facturas con base en estimaciones.

Beneficios:

1. En cuanto se termina un presupuesto éste se sube, ¿y que sucede con las facturas que ya procese?, bueno, pues estas estimaciones se presentan en una columna de facturas sin pedido, y si estas facturas son mayores que la explosión de insumos, la cantidad por requerir ya esta en negativo, lo que nos dice que el presupuesto esta mal cuantificado o ya tenemos mermas que impactan en la utilidad planeada.
2. Se obtienen reportes comparativos de consumos vs explosión de insumos
3. Se impiden compras por arriba del presupuesto de ahora en adelante.
4. ¿y las obras que todavía no tienen presupuesto completo?, pues simplemente se siguen trabajando sin presupuesto y registrando los costos reales aunque no estén topados. Lo importante es que en cuanto se inicien los gastos de una obra se registren en su proyecto, aunque luego se importe el presupuesto.

Implementación Fase C

Objetivos:

1. Internet en obra
2. Captura de requisiciones, entradas y salidas de almacén directo en la obra
3. Para esta fase se requiere un servidor en forma, Internet con IP fija en la oficina central, Internet en la obra.

Beneficios:

1. Almacén en linea
2. Compras en Linea
3. Consulta de reportes desde cualquier lugar del mundo donde exista Internet
4. Implementación de un software de BI (Business Intelligence), cada noche se extraen los datos del servidor de la empresa y al día siguiente se pueden consultar informes ejecutivos por Internet.

Neodata

¿Que es un ERP para construcción?

Además de las módulos horizontales, un ERP para construcción de incluir módulos verticales como los siguientes:

1. Presupuestos
2. Control de obra
3. Compras contra presupuestos
4. Almacén para constructoras

Y si para inmobiliarias constructoras de casas y departamentos, los módulos:

1. Comercialización de vivienda
2. CRM para inmobiliarias

Presupuestos, el módulo de presupuestos debe incluir la administración de los presupuestos de obra, estos presupuestos servirán como un tope para las compras y los pagos de subcontratos, lo ideal es que incluya las funciones de:

1. Captura de catalogo de conceptos, donde se capturan todos los conceptos que conforman el presupuesto con su descripción, unidad y cantidad a utilizar.
2. Captura de análisis de precios. Donde se detalla que materiales, mano de obra y equipo que se requiere para construir cada concepto
3. Explosión de insumos, este es el resultado de cuantificar el total de materiales, mano de obra y equipo para construir todo el presupuesto.

Programa de obra, este módulo puede incluir un manejo de ruta crítica o al menos un diagrama de barras donde se especifique cuando se van a ejecutar las actividades del presupuesto.

Programa de suministros, esto es el programa de compras que se obtiene como resultado de explotar las actividades que se ejecutan por periodo, para la industria de la construcción se acostumbra que sea semanal.

Compras, este módulo debe incluir:

1. Requisición, se captura la cantidad que se requiere comprar, esto normalmente se topa contra la explosión de insumos del presupuesto o contra el programa de suministros
2. Aditivas, si el presupuesto se excede debe poderse capturar un excedente y justificar porque.
3. Orden de compra a proveedores
4. Requisición automática, generada a partir del programa de suministros, esto es altamente deseable cuando la programación de obra se esta actualizando cada semana.

Almacén de obra, a diferencia de un almacén estándar, este almacén debe estar en total coordinación con el presupuesto.

1. Entradas de almacén con base en ordenes de compra
2. Salidas de almacén detallando la actividad a la que se esta sacando el material, el residente que autoriza, el subcontratista o destajista que recibe y la casa o centro de costos que recibe la salida.
3. Salida contra programa, no permitir sacar materiales a actividades que no están programadas a ejecutar en esa semana.
4. Topes, no permitir sacar mas materiales que los que se permiten para la actividad a ejecutar.

Control de obra, en este módulo se controla lo ejecutado.

1. Contratos hacia el cliente o dependencia y subcontratos para subcontratistas o destajistas.
2. Generadores, por cada contrato tanto de cobro como de pago se elaboran generadores de avance de obra
3. Estimaciones, con base en los generadores se elaboran estimaciones, dependiendo de la cantidad del presupuesto original, los tipos que se pueden generar son: normales, excedentes y extraordinarias
4. Comparativos de: Programado, cobrado, pagado y avance físico.
5. Topes, evitar incluir en un generador actividades no programadas en la semana.

En otro tema hablare sobre los verticales para constructoras inmobiliarias

Neodata

¿Que es un ERP?

ERP son los siglas de Enterprise Resource Planning, su traducción literal seria Planificación de Recursos Empresariales, sin embargo esto no revela el alcance de los sistemas o soluciones ERP.

Una descripción mas adecuada sería: Sistema de administración totalmente integrado

Un ERP parte de la contabilidad, por lo tanto el módulo de contabilidad es el centro de un ERP, entendiendo por contabilidad el tener un catálogo de cuentas y capturar las pólizas necesarias para obtener estados financieros y reportes auxiliares contables.

La diferencia de una contabilidad de un ERP, es que la contabilidad es por centro de costos, para esto se genera una estructura de alterna para el registro contable, Esta estructura alterna recibe diferentes nombres, típicamente se le llama:

• Unidades de negocio
• Centro de costos
• Proyectos

Unidades de negocio es quizá el mejor nombre, ya que refleja que la empresa se divide en varios segmentos para obtener la rentabilidad de cada segmento. es mas fácil tomar decisiones conociendo la rentabilidad de la división sur, o la división de nuevos mercados, o la división de Pedro López que si solamente conozco el estado financiero general de la empresa.

Además de una contabilidad por unidad de negocios, un ERP se acostumbra que como mínimo incluya los módulos:

1. Bancos
2. Clientes
3. Proveedores
4. Almacén

A estos módulos se les conoce como módulos horizontales, es decir, módulos que se utilizan en cualquier tipo de compañía privada o pública, y es obligatorio que cualquier ERP que se denomine como tal cubra con estos aspectos.

Módulos verticales, Esto es que lo que hace realmente la diferencia entre el ERP de una marca y otra, si el ERP se orienta a producción, tendrá que agregar módulos para planear la producción, en el caso de Neodata sus verticales están orientados a la industria de la construcción, con foco en Constructoras en general e Inmobiliarias constructoras de casas y departamentos.

www.neodata.com.mx